ビルディングの階層構造をイメージしてファイリング・システムをとらえなおすとファイルの整理がすすみます。


情報処理(インプット→プロセシング→アウトプット)をする存在として人間をとらえた場合、現代においては、アウトプット(文章の書きだしなど)はパソコンなどのデバイスをつかっておこないます。デバイスをつかってアウトプットをしているとファイルが形成され、ストレージの中にそれらが次々に蓄積されてきます。

このようなファイリング・システムを構築するためには当然のことながらフォルダをつかいます。大項目のフォルダの中には中項目のフォルダがあり、それらの中には小項目のフォルダがあり、それらの中に個々のファイルが入っているというファイリングの仕組みがここにはあります。つまり階層構造が基本になっています


しかしこのようなファイリング・システムがあっても、ファイルの数が膨大になってくるとわけがわからなくなってきます。

そこで今回は、ビルディングをイメージして多数のファイルをとらえなおす方法を実践してみたいとおもいます。

  1. まず、ビルディングをイメージします。このビルディングの中にすべてのファイルが入っています。
  2. 大項目フォルダーは、ビルディングのフロアーなっています。大項目の数だけフロアが存在します。
  3. 各フロアには、中項目フォルダーの部屋がいくつもあります。
  4. それらの部屋の中には、小項目フォルダーのキャビネット(戸棚)がたくさんおいてあります。
  5. それらのキャビネットのなかに個々のファイルが保存さています。
  6. このようなビルディング(階層構造)をしっかりイメージします(心の中に構造物をつくりあげます)。
  7.  個々のファイルにアクセスするときには目的のフロアーにまず行き、そして部屋に入って行ってキャビネットをあけて、必要なファイルをとりだす自分をイメージします(想像します)。
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わたしのビルは10階建てになりました。このようなイメージ訓練をすると、これまで自分がアウトプットしてきた膨大なファイルを比較的短時間でとらえなおすことができます。自分のファイリングの問題点もあきらかになってきます。言語をつかって大局をとらえ整理しようとするのではなくて、イメージをつかって大局と構造をとらえるというのがポイントです。

ビルディングがイメージできると、どのあたりにどのファイルがしまってあったかが空間的にわかるようになり、イメージによるファイル検索も可能になります。キーワード検索とあわせてイメージ検索も実践してみるとおもしろいでしょう。


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